Westpole

Case Study | BPM & EIM

COME SEMPLIFICARE IL PROCESSO DI GENERAZIONE E GESTIONE DELLE OFFERTE COMMERCIALI

Case Study | BPM & EIM

L’Azienda, tra i primari player di servizi cloud e datacenter in Giappone, per gestire le numerose richieste di offerta e tenere sotto controllo la capacità dei 26 datacenter proprietari, ha coinvolto WESTPOLE perché implementasse una soluzione di Business Process Management basata sulla piattaforma WebRainbow.

La sfida

Il team Smartsourcing and Services Division gestiva le numerose richieste di offerta in modo destrutturato, tramite l’utilizzo di file excel e comunicazioni via e-mail o telefono. Questi strumenti rendevano asincrono l’aggiornamento delle offerte e obbligavano ad un continuo check tra sorgente e output. Inoltre, l’Azienda necessitava di monitorare lo stato di occupazione dei vari datacenter e l’avanzamento della produzione delle offerte.

In pratica, mancava una piattaforma in grado di orchestrare processi e informazioni (sia strutturate che destrutturate) e di efficientare in ottica Digital Transformation le attività fino ad allora svolte manualmente.

La soluzione

Sulla base della piattaforma WebRainbow di WESTPOLE, è stato implementato un «Estimation System» in grado di raccogliere dati provenienti da fonti differenti, rielaborandoli e rendendoli disponibili per consultazione e reportistica.

Il sistema permette di automatizzare la comunicazione tra il branch office, che riceve le specifiche da parte del cliente, e i 26 datacenter sparsi sul territorio, identificandone uno di competenza per la specifica offerta. WebRainbow, infatti, raccoglie i costi dei vari elementi del datacenter, tracciandone il relativo workflow, e compara la richiesta con la reale disponibilità. Inoltre, è stata implementata una funzione di «ticket following» per visualizzare e gestire, all’arrivo di una notifica periodica, tutti i ticket assegnati al medesimo utente.

Questo è reso possibile dalla funzione organigramma, che permette di mappare gli utenti di datacenter e i super user (manager) per la verifica delle attività pending. A corredo della soluzione è stato svolto un training on site di 10 giornate dedicato agli utenti coinvolti.

Risultati

Con WebRainbow è stata introdotta una soluzione di Digital Tranformation, che ha permesso di ridurre le tempistiche, gli errori manuali ed ha semplificato, in generale, la gestione di un processo molto complesso. Infatti, il sistema di BPM ha reso possibile la segmentazione delle offerte in task singoli correlati facilmente gestibili e monitorabili tramite la funzione di reportistica. La tracciatura del workflow, inoltre, ha consentito il monitoraggio del SAL e la creazione di report sull’andamento del business stesso.